Projekte gibt es in vielen Unternehmen. Vor allem im Bereich der Digitalisierung, Vernetzung und Prozessoptimierung werden immer wieder Großprojekte mit ambitionierten Zielen gestartet. Nicht selten stellt sich nach einiger Zeit Ernüchterung ein, Zeitpläne werden nicht eingehalten, Budgets überschritten. Das Projekt gerät ins Wanken oder scheitert sogar. Doch woran liegt das eigentlich? Wir begeben uns auf Ursachenforschung – garniert mit unseren persönlichen UM3O-Projekterfahrungen.

Mittelstand ist nicht gleich Mittelstand

Laut Definition der Bundesregierung zählt ein Unternehmen zum Mittelstand, wenn es weniger als 500 Beschäftigte hat und nicht mehr als 50 Millionen Euro Umsatz im Jahr erwirtschaftet. Das sind übrigens 99,3 Prozent aller deutschen Unternehmen. Klar ist also: Es gibt zwar eine Regel, dennoch ist was Mittelstand ist, eine Auslegungssache.

Unsere Kunden gehören zum Mittelstand und sind vor allem vernetzte Unternehmen wie Verbundgruppen, die mit einem breiten Stamm an Mitarbeitern, Partnern, Kunden, Dienstleistern und Stakeholdern am Markt aktiv sind. Unsere langjährigen Kunden wie GEFAKO, TIFA oder SÜMO zählen dazu.

Ein Projekt ist schnell gestartet

Oft ist eine große Herausforderung solcher Unternehmen: Viele Prozesse sind veraltet, gar nicht erst digital und nicht aufeinander abgestimmt. In diesem Fall braucht es ein (Digitalisierungs-)Projekt, das sich diesem Missstand annimmt. Das Potenzial ist da: Laut Bundesnetzagentur lassen sich in einem typischen Mittelstandsbetrieb 59 Prozent aller Unternehmensprozesse digital abbilden – lediglich 41 Prozent sind es bisher allerdings.

Daher klingeln in den Geschäftsführer- und Vorstandsebenen schnell die Alarmglocken und große Projekte werden ins Leben gerufen. Hier kommen bei Verbundgruppen beispielsweise wir ins Spiel.

Die Krux dabei: Oft haben sich Projektbeteiligte bereits voll und ganz auf die jahre-, teils jahrzehntelang funktionierenden Prozesse versteift. Etwas Neues machen, sich von Grund auf mit der Prozessstruktur beschäftigen, alltägliche Aufgaben neu interpretieren? Puh, muss nicht sein – „das haben wir schließlich schon immer so gemacht!“

Veränderung? Nein, danke!

Unserer Erfahrung nach ist das mit eine der größten Hürden, die ein neues Projekt nicht überspringt. Wird oder ist der Einfluss der „Ewiggestrigen“ – um die Einstellung dieser Personengruppe etwas harscher zu formulieren – zu groß, wird das Projekt oft schon im Keim erstickt.

Die große Herausforderung, dass Projektbeteiligte tief in gewohnten Prozessen verankert sind, äußert sich oft auch in existenziellen Sorgen. Unsicherheit und die daraus resultierende Angst sind nicht zu unterschätzen. Nicht selten tauchen im Projektverlauf etwa folgende Fragen auf:

- „Werde ich überhaupt noch benötigt?“

- „Kann ich den neuen Anforderungen gerecht werden?“

- „Wie soll ich die ganzen neuen Prozesse und das System denn erlernen?“

- „Bin ich überhaupt fähig genug für diese neue Art der Arbeit?

Daher ist es entscheidend, alle Beteiligten frühzeitig in den Veränderungsprozess einzubinden. Wichtig ist an dieser Stelle: Kommunikation. Change Management. Vertrauen. Denn: Es ist durchaus nachvollziehbar, dass das Neue im ersten Impuls Unsicherheit auslöst. Es ist also als Projektverantwortlicher entscheidend, alle Mitarbeiter bei Projekten ins Boot zu holen, ihre Ängste zu kennen, die Verbesserungen durch das Projekt aufzuzeigen. Nur so gelingt es, dass am Ende alle an einem Strang ziehen.

Das bedeutet übrigens nicht, sie am Entscheidungstisch zu haben, um später nicht dem Vorwurf ausgesetzt zu sein, man habe nicht mit allen gesprochen. Es geht darum, ihre Erfahrungen und vor allem ihre Bedenken ernst zu nehmen und in die Planung miteinzubeziehen.

Mehrere Köche verderben gerne das Projekt

Sind diese Bedenken ausgemerzt und gibt es ein gleiches Verständnis des Projekts für alle Beteiligten, ist ein großer Schritt in Richtung Projekterfolg getan. Wären da nicht die vielen verschiedenen Partner bei der Projektumsetzung – die haben schließlich alle ebenfalls etwas beizutragen. Und wie wir wissen, verderben zu viele Köche auch den leckersten Brei.

In unserer täglichen Arbeit mit Verbundgruppen sind die Köche auf der einen Seite die Hersteller und auf der anderen die Fachhändler, die vielleicht noch nie von den Themen der Verbundgruppen gehört haben.

Diese Partner – die Verbundgruppe mit ihren Stakeholdern steht hier exemplarisch für jegliche Projektbeteiligte – müssen von Anfang an integriert und durch den gesamten Prozess begleitet werden. Nur so wird vermieden, dass wichtige Informationen und Zusammenhänge im weiteren Verlauf verloren gehen oder missverstanden werden.

Lust auf ein erfolgreiches Projekt im Mittelstand?

Ihr seht: Es gibt viele Faktoren, die ein Projekt zum Scheitern verurteilen können. Soweit muss es aber nicht kommen – zumindest nicht hier bei UM3O. Falls ihr auf der Suche nach dem richtigen Projektpartner für vernetzte E-Business-Lösungen seid, sprecht uns gerne an. Wir freuen uns darauf!